Software Audits und Software Asset Management (SAM)

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In den komplexen IT-Umgebungen von heute ist die Einhaltung von Lizenzvorschriften mehr als nur ein rechtliches Kästchen – sie ist eine entscheidende Geschäftsanforderung. Große Softwareanbieter wie Oracle und Microsoft führen regelmäßig einen Software Audit durch, und wenn Sie nicht gut vorbereitet sind, können diese Audits zu erheblichen finanziellen Strafen, unerwarteten Lizenzkäufen und Rufschädigung führen. Software Asset Management (SAM) ist der Schlüssel zu Ihrem Erfolg!

An dieser Stelle kommen IP Scanner wie JDisc Discovery ins Spiel. Sie helfen Unternehmen, einen vollständigen Überblick über ihre IT-Infrastruktur zu erhalten, einschließlich der Hardware- und Software-Assets, und ermöglichen so eine proaktive Software Compliance und Audit-Bereitschaft.

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Das Risiko, nicht auf ein Software-Audit vorbereitet zu sein

Um es klar zu sagen: Ein Anbieter-Audit ist keine beiläufige Überprüfung. Es handelt sich um einen formalen Prozess, mit dem Verstöße aufgedeckt werden sollen – oft mit einem erheblichen finanziellen Motiv. Anbieter wie Oracle und Microsoft verfügen über eigene Audit-Teams oder arbeiten mit Drittanbietern zusammen, um Audits für License Management Services (LMS) oder Software Asset Management (SAM) durchzuführen.

Zu den üblichen Risiken einer unvorbereiteten Vorgehensweise gehören:

• Unerwartete Kosten: Möglicherweise müssen Sie rückwirkend Lizenzen erwerben oder hohe Strafen zahlen, weil Sie nicht software compliant sind.

• Ausfallzeiten und Unterbrechungen: Audits erfordern oft, dass interne Teams Daten manuell erfassen, was den laufenden Betrieb stört.

• Rufschädigung: Die Nichteinhaltung von Vorschriften kann Ihre Beziehung zum Anbieter beeinträchtigen oder sogar Schlagzeilen machen.

• Rechtliche Konsequenzen: Im schlimmsten Fall können Audits zu rechtlichen Schritten führen.

Software Asset Management: Software Compliance ist keine einmalige Aufgabe

Bei der Einhaltung von Vorschriften geht es nicht darum, ein Audit zu bestehen und es dann zu vergessen. Es geht um die kontinuierliche Verwaltung und Kontrolle Ihrer IT-Ressourcen. In dynamischen Umgebungen, in denen neue Software installiert wird, virtuelle Maschinen in Betrieb genommen oder migriert werden und die Mitarbeiter häufig wechseln, kann das Nicht-Einhalten der Vorschriften im Laufe der Zeit unbemerkt bleiben.

So bleiben Sie konform:

• Überwachen Sie kontinuierlich Ihre Softwarenutzung: Ein Netzwerk Discovery Tool sorgt dafür, dass neu installierte Anwendungen automatisch verfolgt werden.

• Erkennen und korrigieren Sie unbeabsichtigte Verstöße frühzeitig: Funktionen wie Oracle-Datenbankoptionen oder Microsoft SQL Server-Komponenten können aktiviert werden, ohne dass man sich über die Auswirkungen der Lizenzierung im Klaren ist.

• Stellen Sie die Übereinstimmung mit Ihren Lizenzvereinbarungen sicher: Software kann auf eine Weise installiert werden, die gegen die Lizenzbedingungen verstößt (z. B. wenn sie pro Prozessor lizenziert ist, aber auf mehr Kernen läuft als erlaubt).

• Erstellen Sie eine Compliance-Baseline: Mit JDisc Discovery können Sie eine Inventar-Basislinie definieren und pflegen, um die aktuelle Nutzung mit der erlaubten Nutzung zu vergleichen.

Die Einhaltung von Vorschriften erfordert Transparenz, Disziplin und Automatisierung – manuelle Prozesse können da nicht mithalten. JDisc Discovery unterstützt die Einhaltung von Vorschriften, indem es aktuelle, akkurate und revisionssichere Inventardaten liefert, die es Unternehmen ermöglichen, Probleme zu vermeiden, bevor sie entstehen.

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Wie JDisc Discovery Ihnen hilft, sich auf einen Software Audit vorzubereiten

Hier sind einige spezifische Möglichkeiten, wie JDisc Discovery die Einhaltung von Vorschriften und die Vorbereitung auf Audits unterstützt:

1. Detaillierte Software Inventarisierung (Software Asset Management Basis)

JDisc Discovery identifiziert die installierte Software auf allen Systemen in Ihrem Netzwerk. Dies beinhaltet nicht nur den Namen der Anwendung, sondern auch Versionsnummern, Editionen und Installationspfade – kritische Daten für den Abgleich mit Lizenzansprüchen.

2. Oracle LMS-kompatible Daten

JDisc Discovery bietet eine Oracle LMS Datenerfassung zur Unterstützung von Oracle Lizenzaudits. Es erkennt Oracle Datenbank-Installationen, Optionen und Management Packs – genau die Informationen, die Oracles LMS-Team anfordert.

Die Möglichkeit, diese Daten selbst zu generieren, erlaubt es Ihnen, Ihre Lizenzposition zu verifizieren, bevor Oracle Sie überhaupt kontaktiert.

3. Sichtbarkeit der Microsoft-Lizenzierung

Für Microsoft-Umgebungen identifiziert JDisc Discovery installierte Anwendungen wie SQL Server, Office und Windows-Versionen und hilft, die Einhaltung von Core-Based Licensing, Client Access Licenses (CALs) oder Subskriptionsmodellen zu verfolgen.

4. Virtualisierung und Cluster Awareness

Moderne Audits schauen auch auf die virtuelle Infrastruktur. JDisc Discovery bildet VMware, Hyper-V und Cluster Konfigurationen ab und gibt Ihnen ein vollständiges Bild davon, wo lizenzierte Software installiert oder zugänglich ist.

5. Benutzerdefinierte Berichte und CMDB-Integration

Sie können maßgeschneiderte Berichte für Ihr Lizenzmanagement erstellen oder die Daten in eine Configuration Management Database (CMDB) oder ein Lizenzmanagementsystem integrieren, um die Einhaltung der Vorschriften kontinuierlich zu überwachen.

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Software Asset Management: Beispiele aus der Praxis für einen Software Audit

Auch wenn die Idee hinter Software Audits und Asset Management von grundlegender Bedeutung ist, werden diese Konzepte durch nichts so klar wie durch Beispiele aus der Praxis. In diesem Kapitel befassen wir uns mit realen Szenarien, in denen Unternehmen – manchmal unerwartet – mit Software-Audits konfrontiert wurden und wie ein effektives (oder fehlendes) Software-Asset-Management den Unterschied ausmachte. Diese Geschichten veranschaulichen die Herausforderungen, die Risiken der Nichteinhaltung und die praktischen Vorteile einer soliden SAM-Strategie. Ganz gleich, ob Sie sich auf ein Audit vorbereiten oder einfach nur Ihre Software-Governance straffen wollen, diese Beispiele bieten wertvolle Lektionen aus der Praxis.

SAM-Beispiel aus der Praxis: Vermeiden von Überraschungen bei einem Oracle Software Audit

Stellen Sie sich ein Unternehmen vor, das mehrere Oracle-Datenbanken auf einer Vielzahl von Servern betreibt. In solchen Umgebungen können die Lizenzkosten je nach verwendeter Edition erheblich variieren. Für den Betrieb einer Oracle Express Edition fallen beispielsweise keine Lizenzgebühren an, während die Enterprise Edition sehr kostspielig sein kann. Das Problem entsteht, wenn das Unternehmen nicht genau weiß, welche Editionen in seiner Infrastruktur installiert sind und verwendet werden. Dieser Mangel an Transparenz kann leicht dazu führen, dass unbeabsichtigt nicht lizenzierte oder falsch lizenzierte Software eingesetzt wird, was zu erheblichen Geldstrafen und Problemen bei der Einhaltung von Vorschriften führen kann.

Hätte das Unternehmen zuvor JDisc Discovery implementiert, hätte es einen klaren Überblick über alle Oracle-Datenbankinstanzen erhalten, einschließlich der aktiven Edition und der optionalen Funktionen. Mit diesem Einblick hätte das Unternehmen geeignete Maßnahmen ergreifen können, wie z.B. die Deaktivierung unnötiger Optionen oder den proaktiven Kauf der richtigen Lizenzen, um so unangenehme Überraschungen in Form von unerwarteten Rechnungen oder Reputationsschäden aufgrund von Lizenzverletzungen zu vermeiden.

Software Audit: Software Asset Management und Fallstricke bei der Oracle Java-Lizenzierung

Software Asset Management (SAM) spielt eine entscheidende Rolle, wenn es darum geht, dass Unternehmen die Softwarelizenzbedingungen einhalten und gleichzeitig die Kosten kontrollieren. Die effektive Verwaltung von Software-Assets ist jedoch leichter gesagt als getan – vor allem, wenn es um komplexe und manchmal undurchsichtige Lizenzierungsmodelle geht, wie sie mit Oracle Java verbunden sind.

Oracle Java ist ein perfektes Beispiel dafür, wie die Lizenzierung zu einem Minenfeld für IT-Abteilungen werden kann. Im Laufe der Jahre hat Oracle die Lizenzierungsbedingungen für sein Java Development Kit (JDK) mehrfach geändert. Während einige Versionen für die kommerzielle Nutzung frei verfügbar sind, ist für andere ein kostenpflichtiges Abonnement erforderlich. Die Herausforderung besteht darin, dass die Unterscheidung nicht immer offensichtlich ist, und die Folgen der Verwendung einer lizenzpflichtigen Version ohne eine entsprechende Vereinbarung können finanziell schmerzhaft sein.

Eine große Falle liegt in den automatischen Updates. Viele Unternehmen haben immer noch Oracle JDK-Installationen, die so konfiguriert sind, dass sie Updates automatisch erhalten. Was wie eine routinemäßige und harmlose Aktualisierung aussieht, kann in Wirklichkeit eine zuvor kostenlose Version des JDK gegen eine neuere, lizenzpflichtige Version austauschen. In solchen Fällen kann das Unternehmen plötzlich Software verwenden, für die eine kostenpflichtige Lizenz erforderlich ist – ohne dass es jemals wissentlich die neuen Bedingungen akzeptiert hat. Dies kann zu unerwarteten Lizenzprüfungen und rückwirkenden Gebühren von Oracle führen.

Effektives Software Asset Management erfordert einen proaktiven Ansatz zur Verfolgung und Verwaltung von Java-Installationen. Werkzeuge wie JDisc Discovery können in diesem Prozess von unschätzbarem Wert sein. JDisc erkennt nicht nur, wo Oracle Java installiert ist, sondern identifiziert auch die spezifische Version und das Release, das verwendet wird. Dieser Einblick ermöglicht es IT-Teams,:

• Unerlaubte oder riskante Updates zu erkennen

• Identifizieren, wo lizenzierbare Versionen installiert sind

• Sicherstellen, dass nur zugelassene Java-Versionen in der Produktion verwendet werden

• die Nichteinhaltung von Vorschriften zu vermeiden, indem sie informiert bleiben, die Kontrolle behalten und immer Software Compliant sind

Durch die Integration solcher Netzwerk Discovery Tools in Ihre SAM-Strategie verringern Sie das Risiko kostspieliger Lizenzverstöße und gewinnen Vertrauen in die Compliance-Position Ihres Unternehmens. Da sich das Lizenzierungsmodell von Oracle ständig weiterentwickelt, ist ein genauer Echtzeit-Überblick über Ihre Java-Installationen nicht nur eine Best Practice, sondern eine Notwendigkeit.

Speziell für Oracle Java hat JDisc Discovery einen neuen Report hinzugefügt, der prüft, ob eine Oracle Java Installation ein Risiko für ein Software Audit darstellt.

Dabei ist zu beachten, dass JDisc Discovery nicht nur die Java-Implementierung von Oracle erkennt, sondern auch eine Vielzahl von Implementierungen wie Zulu, Amazon Corretto, OpenJDK, JRockit und andere.

Software Compliance: Dokumentieren Sie Client-Zugangslizenzen (CAL) für einen Software Audit

Microsoft Client Access Licenses (CALs) sind ein wichtiger Bestandteil des Microsoft-Lizenzierungsmodells für Serverprodukte. Bei einer CAL handelt es sich nicht um Software selbst, sondern um eine Lizenz, die Nutzern oder Geräten das Recht einräumt, auf Dienste von Microsoft-Server-Software wie Windows Server, Exchange Server oder SQL Server zuzugreifen. Es gibt zwei Haupttypen von CALs: Nutzer-CALs, die es einem bestimmten Nutzer erlauben, von mehreren Geräten aus auf den Server zuzugreifen, und Geräte-CALs, die es erlauben, dass ein einzelnes Gerät von einer beliebigen Anzahl von Nutzern verwendet werden kann. Die Wahl des richtigen CAL-Typs hängt davon ab, wie Ihr Unternehmen arbeitet. CALs stellen sicher, dass Unternehmen softwarekonform bleiben und gleichzeitig den Zugriff auf Microsoft-Dienste skalieren.

JDisc Discovery kann CAL-Lizenzen erkennen und Berichte über die Lizenzen und deren Nutzung erstellen.

Zusätzlich zur Liste der installierten Lizenzen erkennt JDisc Discovery auch, wie die CAL-Lizenzen für Ihre Software Compliance Checks verwendet werden:

Und schließlich gelangen Sie mit einer Übersicht schnell zu den Lizenznutzungszahlen für Ihr Software Asset Management.

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Best Practices für einen Software Audit und SAM

• Führen Sie regelmäßig interne Audits mit Tools wie JDisc Discovery durch.

• Erstellen Sie ein genaues Softwareinventar und gleichen Sie es mit den Lizenzberechtigungen ab.

• Überwachen Sie Konfigurationsänderungen, insbesondere in virtuellen Umgebungen.

• Halten Sie sich über die Lizenzierungsrichtlinien der Hersteller auf dem Laufenden – sie ändern sich häufig.

• Bereiten Sie im Voraus Berichte vor, die den Software Audit Erwartungen des Anbieters entsprechen.

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SAM Zusammenfassung

Software Audits sind für jede Organisation, die Unternehmenssoftware einsetzt, eine Realität. Der Schlüssel zur Vermeidung böser Überraschungen ist die Vorbereitung – und die beginnt mit Transparenz. Ein Netzwerkerkennungs-Tool wie JDisc Discovery liefert die essentielle Datengrundlage, um die Konformität von Software sicherzustellen, schnell auf Audit-Anfragen zu reagieren und kostspielige Lizenz-Fallen zu vermeiden.

Durch proaktives Management Ihrer Assets verwandeln Sie Audits von einer Bedrohung in einen überschaubaren Prozess – und sogar in eine Chance, den Softwareeinsatz zu optimieren und Kosten zu reduzieren. Vor allem aber bleiben Sie nicht nur bei der nächsten Prüfung konform, sondern kontinuierlich. Versuchen Sie also, IhreSoftware Asset Management (SAM)-Prozesse und Tools zu etablieren.